Primeros pasos
Descripción
Si es la primera vez que utiliza la aplicación, esta guía le ayudará a configurarla y a descubrir sus principales funcionalidades.
Contratación del servicio de GS
Antes de empezar a configurar la aplicación de Business Central necesitará contar con un usuario y contraseña del servicio de GS. Si aún no cuenta con ellos, puede contactar con nosotros a través de este enlace.
Instalar la aplicación
Puede instalar la aplicación desde AppSource, usando este enlace.
Asistente de configuración
Una vez instale la aplicación, se lanzará el asistente de configuración para ayudarle a configurar la conexión con el servicio de GS. Si no se abre automáticamente, o quiere configurar otra empresa tras instalar la aplicación, puede buscar Configuración asistida dentro del buscador de Business Central y ejecutar el Asistente de conexión dentro del apartado de GS Suite.
Configurar credenciales de conexión
Para poder conectar con el servicio, previamente tiene que haberse registrado en él. Ahora mismo, la manera de hacerlo es contactando con nosotros a través de nuestra dirección de email o a través de nuestro formulario de contacto.
Una vez se cuente con usuario y contraseña, podrá introducirlos en la pantalla de conexión para continuar (no hace falta que modifique la URL de conexión al servicio).
Activar cuentas a sincronizar
Tras el paso anterior, Business Central conectará con el servicio de GS Gestión y mostrará la lista de cuentas bancarias que ya existen en la empresa de Business Central:
Este paso es totalmente opcional (puede configurar las cuentas individualmente al finalizar el asistente), pero le permite marcar aquellas cuentas de las que desea descargar datos utilizando el servicio de GS.
El único requisito para poder activar una cuenta es que tenga un IBAN válido, asociado a alguno de los bancos soportados por el servicio (si la columna banco muestra un código de banco, significa que está soportado).
Todas las cuentas que tengan un IBAN válido, soportado por el servicio, se marcarán automáticamente como para su descarga desde el servicio de GS.
Todo está listo
Con las credenciales introducidas y, opcionalmente, alguna cuenta bancaria configurada para descargar datos, la aplicación está lista para utilizarse.
Configurar cuentas manualmente
Este paso es opcional, si ya ha marcado cuentas para su sincronización en el asistente, pero resulta útil tenerlo claro en cualquier caso, por si desea añadir nuevas cuentas en el futuro.
En la ficha de cualquier cuenta bancaria encontrará una pestaña llamada Suite GS. Esta pestaña le permite activar o desactivar la cuenta, además de introducir algunos datos de utilidad para el servicio.
A nivel básico, para poder descargar los datos de una cuenta, lo único necesario es introducir su IBAN, revisar la fecha e importe del primer saldo, marcar el campo de Descarga activa, y la cuenta estará lista.
Descarga manual de extractos
La aplicación está configurada para descargar datos, automáticamente, todas las mañanas. Tras la configuración inicial, o tras dar de alta una nueva cuenta, no obstante, es posible que en lugar de esperar al día siguiente desee procesar ya los datos que estén disponibles en el servicio de GS. Para ello, desde el menú Suite GS de Business Central, o desde el buscador, puede navegar a la pantalla de Descargas.
Desde esta pantalla, donde se muestran las conexiones al servicio de GS, puede utilizar la acción de Iniciar descarga (Norma 43) de la barra de acciones.
Esto lanzará el proceso de descarga en segundo plano. Llegado a este paso habrá que esperar hasta que el Estado del registro en estado Procesando pase a Correcto.
Tras la contratación del servicio de GS (en el momento de obtener el usuario y contraseña), este comenzará a recibir los datos desde los bancos contratados. Dependiendo de la velocidad del banco en activar el servicio, esto significa tanto que puede haber extractos de días anteriores (puede usar el campo Fecha de saldo inicial de la cuenta para indicar que intente descargar datos de fechas anteriores), como que puede que el banco aún no haya activado el servicio y aún no hayan extractos a descargar.
Consulta de movimientos bancarios
En la lista de cuentas bancarias, verá que existen dos nuevas columnas llamadas Saldo CC (saldo cuenta corriente) y Saldo CC (DL). Estas columnas muestran los extractos reales, descargados desde el banco. A diferencia de las columnas Saldo y Saldo (DL), que muestran los movimientos esperados por BC.
Puede pulsar en cualquiera de las columnas de importe para ver los movimientos de la cuenta seleccionada, o navegar a la lista de Movs. cuentas bancarias desde el menú Suite GS o desde el buscador de BC, si desea consultar los movimientos de todas las cuentas.
Vista de saldos
Desde la lista de cuentas bancarias, puede usar la acción Tesorería/Informe de saldos para consultar los saldos bancarios de todas las cuentas sincronizadas con el servicio.
A diferencia de los movimientos estándar de BC, esta vista no muestra un simple sumatorio de los movimientos, si no que ofrece la posibilidad de tener en cuenta datos como la póliza de crédito de cara a conocer los importes disponibles, o si los movimientos se muestran en fecha base a la fecha de operación o de valor, entre otras opciones.
Siguientes pasos
Llegados a este punto Business Central debería estar descargando y mostrando los saldos reales de sus cuentas bancarias. Le recomendamos que revise el resto de capítulos del manual para descubrir todas las opciones disponibles, y que consulte de vez en cuando nuestro registro de actualizaciones para estar al tanto de todas las funcionalidades que poco a poco vamos a añadir a la aplicación.